MS Word Mailing ট্যাব বিস্তারিত । Tc-Computer

MS Word এর Mailing ট্যাবটি একটি গুরুত্বপূর্ণ টুল যা আপনি ডকুমেন্টগুলোতে মেইল মার্জ (Mail Merge) করার জন্য ব্যবহার করতে পারেন। এটি মূলত একাধিক রিসিপিয়েন্টের কাছে একই ডকুমেন্ট পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত হয়, যেমন একাধিক ব্যক্তির কাছে কাস্টমাইজড চিঠি, ইমেইল, লেবেল বা এম্বোসড কোটেশন পাঠানো।

এখানে কিছু উদাহরণ দেওয়া হলো, যা দিয়ে আপনি  Mailing ট্যাব এর ব্যবহার  সহজে শিখতে পারবেন।

MS Word Mailing ট্যাব বিস্তারিত । Tc-Computer

MS Word-এর Mail Merge ট্যাবটি বিভিন্ন স্টেপে বিভক্ত থাকে, যা আপনাকে দ্রুত এবং সঠিকভাবে একাধিক কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে। এখানে Mail Merge ট্যাবের প্রধান গ্রুপগুলি এবং তাদের কাজের বিস্তারিত ব্যাখ্যা দেওয়া হলো:

1. Create গ্রুপ

এই গ্রুপটি মেইল মার্জের জন্য ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে।

• Start Mail Merge:
  • Letters: যদি আপনি কাস্টম চিঠি তৈরি করতে চান।
  • Envelopes: চিঠির খাম তৈরি করতে।
  • Labels: লেবেল তৈরি করতে।
  • E-mail Messages: ইমেইল মার্জ করার জন্য।
• Select Recipients:
  • Use an Existing List: একটি বিদ্যমান ডাটা সোর্স (যেমন Excel স্প্রেডশীট) ব্যবহার করে রিসিপিয়েন্টের তালিকা নির্বাচন করতে পারবেন।
  • Type a New List: নতুন একটি তালিকা তৈরি করতে পারবেন, যেখানে আপনি রিসিপিয়েন্টের নাম, ঠিকানা ইত্যাদি manually টাইপ করতে পারবেন।
  • Select from Outlook Contacts: যদি আপনি Outlook থেকে রিসিপিয়েন্টের তথ্য ব্যবহার করতে চান।

2. Write & Insert Fields গ্রুপ

এই গ্রুপটি আপনার মেইল মার্জ ডকুমেন্টে ডাইনামিক ফিল্ড (যেমন নাম, ঠিকানা, ইমেইল) সন্নিবেশ করতে সাহায্য করে।

• Write your letter:
  • এই অপশন ব্যবহার করে আপনি মূল চিঠি বা ডকুমেন্টটি লিখতে শুরু করবেন।
• Insert Merge Field:
  • এই অপশন থেকে আপনি ডাটা সোর্স (যেমন Excel) থেকে ফিল্ডগুলো নির্বাচন করে আপনার ডকুমেন্টে সন্নিবেশ করতে পারেন।
  • উদাহরণস্বরূপ: <<First_Name>>, <<Last_Name>>, <> ইত্যাদি ফিল্ডস।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কাস্টম চিঠি লিখছেন, আপনার চিঠির মধ্যে এই ধরনের ফিল্ড থাকবে:

Dear <<First_Name>> <<Last_Name>>,

Your address is <<Address>>.

3. Preview Results গ্রুপ

এই গ্রুপটি আপনাকে মেইল মার্জের ফলাফল দেখতে সাহায্য করে।

• Preview Results:
  • এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি দেখতে পারবেন কিভাবে আপনার মেইল মার্জ ডকুমেন্টটি বিভিন্ন রিসিপিয়েন্টের জন্য দেখাবে।
  • আপনি এখানে প্রতিটি রিসিপিয়েন্টের নাম, ঠিকানা এবং অন্যান্য কাস্টমাইজড তথ্য দেখতে পারবেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি “Dear <<First_Name>>” ফিল্ড ব্যবহার করেন, তাহলে এখানে “Dear John” বা “Dear Maria” দেখাবে, যা একেকজনের নামের সাথে সম্পর্কিত হবে।

4. Finish গ্রুপ

এটি মেইল মার্জের কাজ শেষ করার জন্য ব্যবহৃত হয়, যেখানে আপনি কাস্টম ডকুমেন্ট তৈরি বা প্রিন্ট করতে পারেন।

• Finish & Merge:
  • Print Documents: এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি মেইল মার্জের ডকুমেন্টগুলো প্রিন্ট করতে পারেন।
  • Send E-mail Messages: যদি আপনি ইমেইল মার্জ করতে চান, তবে আপনি এই অপশনটি ব্যবহার করবেন। এখানে আপনি ইমেইলের সাবজেক্ট, বডি এবং অন্যান্য কাস্টমাইজড তথ্য প্রবেশ করাতে পারবেন।
  • Send via E-mail: আপনি যদি ইমেইল মার্জ করে পাঠাতে চান, তবে এই অপশন ব্যবহার করে প্রাপককে ইমেইল পাঠাতে পারবেন।

Mail Merge Example:

ধরা যাক, আপনি একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন যেখানে প্রতিটি প্রাপককে তার নাম এবং ঠিকানা সহ একটি কাস্টম চিঠি দেওয়া হবে।

1. Create -> Start Mail Merge -> Letters নির্বাচন করুন।
2. Select Recipients -> Use an Existing List থেকে Excel ফাইল নির্বাচন করুন।
3. Write & Insert Fields -> চিঠি লেখার পর Insert Merge Field ব্যবহার করে প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা যোগ করুন। উদাহরণ:
4. Dear <<First_Name>> <<Last_Name>>,
5. We are pleased to inform you about our new program.
6. Preview Results -> এই অপশনে ক্লিক করে দেখতে পারবেন যে প্রতিটি প্রাপক কীভাবে কাস্টম চিঠি পাবে।
7. Finish -> Finish & Merge থেকে Print Documents অথবা Send E-mail Messages নির্বাচন করে আপনার কাজ সম্পন্ন করুন।